8 consejos para elegir al wedding planner ideal para tu boda

Prepararse para la boda es una de las etapas más emocionantes que ustedes compartirán como pareja. Desafortunadamente, también es una de las más estresantes, ya que planear un matrimonio es una tarea en la que se deben tomar muchas decisiones y que además consume mucho tiempo. Pero no se asusten, porque existen profesionales que pueden alivianarles la carga: los wedding planners u organizadores de boda. Con su ayuda profesional puedes reducir mucho del estrés que acompaña el planificar una boda.

Créditos: Picjumbo

Primero, es lo primero: ¿necesitan un wedding planner? Si no tienen tiempo, quieren una boda de destino o si no tienen muy claro cómo quieren que sea su boda; entonces la respuesta es sí.  Ya que además de ahorrarles mucho tiempo, otra razón fundamental por la que pueden serles de gran ayuda es que ellos son expertos en lo que hacen. Mientras más compleja sea la boda, más habilidades se necesitan en un organizador de bodas para que éste la ejecute sin errores. Así como las personas contratan a un contador para hacer sus impuestos, muchas parejas contratan a wedding planners profesionales para hacer realidad la boda de sus sueños. La única diferencia es que los matrimonios son muchísimo más divertidos que los impuestos.

Eso sí, antes de decidir quién será su pilar fundamental en la organización de la boda, una entrevista en persona o por teléfono es fundamental. Seguramente querrán encontrar a alguien que no sólo sea organizado y profesional, si no también que sea confiable y que los haga sentir a gusto. Este encuentro inicial deberá de ser de ayuda para que tanto ustedes como el wedding planner sepan a lo que se enfrentan. Quien sea la persona a quien consulten no contraten a alguien que no escucha, que es dominante, que intente convencerlos de lo contrario, que critique sus ideas, que no tenga referencias o que se niegue a firmar un acuerdo escrito.

Ahora con todo eso en mente, les mostramos en qué deberían fijarse a la hora de contratar al wedding planner ideal para ustedes.

Disponibilidad

Esto es lo primero que deberían preguntar. Seguramente no querrán perder el tiempo con alguien que no puede acompañarlos el día de su boda. Si aun no han decidido cuándo será el gran día, pregúntenle qué fechas dispone y cuáles les recomienda, para que tengan más o menos opciones para decidir.

Costos y presupuesto

Lo segundo es el dinero. Debes saber si puedes costear o no los servicios del wedding planner. Pregunta si tiene una tarifa mínima y por el costo promedio de su plan de bodas y si hay cobros adicionales que deberían conocer. Los servicios de wedding planner cuestan aproximadamente entre el 10% y 20% del presupuesto total, así que si los valores que les presentan exceden el promedio del suyo, deberían considerar otras opciones.

Siguiendo con la misma línea, mientras estén entrevistándose con su wedding planner asegúrense de darle a entender hasta cuánto pueden gastar. Trabajar dentro de un presupuesto es una cualidad muy importante que debe tener un organizador de bodas, ya que parte de su trabajo es velar por conseguirles los mejores servicios a los mejores precios. Así que ténganlo claro desde el comienzo. La experimentada wedding plannerCarmen Pantoja, comenta que aunque el presupuesto sea restringido, con una buena administración se pueden hacer maravillas. Su empresa, de carácter familiar, trata a sus clientes como si fueran miembros de su familia y ofrece muchas alternativas que se adaptan a los deseos y al presupuesto de los novios.

Carmen Pantoja
Créditos: Carmen Pantoja

Otro punto a considerar son los medios de pago y el financiamiento. Consulten si se debe pagar un adelanto, si deben dejar un cheque en garantía, si pueden pagar en cuotas, quién pagará a los proveedores, si existen cargos extras de los que deberían estar al tanto, etc. Toda la información financiera que les parezca relevante.

Servicios

No siempre queda claro en los sitios web o en la entrevista inicial cuáles son exactamente los servicios que ofrecen los wedding planners. Así que es bueno pedirles una explicación en detalle de las maneras en las que pueden ayudarte a planear tu boda. Esta información te ayudará a decidir qué tipo de organizador es el mejor para ti, ya que los hay de diferentes tipos. Por un lado están los servicios de organización integral para bodas de alta complejidad que requieren más dedicación, en las que el wedding planner los guiará paso a paso hasta el día del matrimonio. Por otro lado, también existen servicios de asesoría para aquellos novios que tienen el tiempo y el apoyo de su familia para organizar su boda, pero que no saben por dónde empezar y que sólo desean que alguien los guíe en el proceso. Por último también hay en el mercado los llamados servicios de “Día D” para novios que ya tienen todo organizado, pero que necesitan que alguien coordine todo para el día de la boda con 30 días de aviso, para que todo funcione a la perfección.

Proveedores

Cecilia Flatow
Créditos: Cecilia Flatow

Uno de los beneficios de contratar un wedding planner es que ellos tienen muchos proveedores a quienes acudir y que pueden conseguir los mejores tratos para ti, gracias a estos contactos. Así que pregúntale cómo es su relación con ellos, cuáles son los que normalmente trabaja y cómo es que lidia con ellos. También es un buen momento para pedir un listado de los servicios de los que se encargará el wedding planner: ¿se encargará de las invitaciones, del fotógrafo, del estilista, de la banquetería, la música, el transporte de los invitados y más? Cecilia Flatow considera que es clave saber con qué equipo de proveedores trabaja un wedding planner y conocer cuáles son las fortalezas de estos, ya que el organizador no trabaja solo. Los colaboradores deberían ser personas confiables y responsables que les entreguen un servicio de excelente calidad y los atiendan de maravilla.

Experiencia y referencias

Quieres a alguien que sepa lo que hace, es por eso que debes preguntarle a tu wedding planner cuántas y qué tipo de bodas ha realizado. Quieres saber de sus estudios en relación al tema, qué es lo que piensan sus clientes y cuántos tiempo llevan en el negocio. Un buen wedding planner no evadirá estas preguntas y les entregará una respuesta satisfactoria que resuma su experiencia, referencias de clientes satisfechos e incluso les proporcionará un portafolio que muestre parte de sus habilidades y estilo. De este modo podrán familiarizarse con su trabajo y sentir que la persona con la que hablan es profesional y se adapta a lo que buscan. Twins Planners aconseja que es primordial escoger al wedding planner considerando estos factores, ya que será quien organice cada detalle, mantenga la calma en momentos difíciles y quien evite cualquier problema en el día del matrimonio. Por lo mismo, pueden pedir referencias a novias que ya se han casado con ella, de amigos y así estar tranquilos y seguros de que todo funcionará bien.

Twins Planners
Créditos: Twins Planners

Detalles sobre su boda y el proceso de planificación

No olviden de hablar sobre lo que les gustaría hacer para su boda y pregúntenle al wedding planner qué opina de ello y vean si es que puede aportarle ideas creativas a su propuesta. Aléjense inmediatamente si el organizador pone malas caras o es obstinado con ideas que no son de su gusto. Quieren a alguien que sume a la ecuación y que esté de su lado, no a alguien que les lleve la contra. Piensen que el organizador está para aliviar el estrés de organizar los detalles del día más importante de sus vidas como pareja y no para pasar malos ratos.

En esta sección es muy importante entender el método de trabajo del wedding planner, cuál es su labor durante la organización, cómo se organizan, di se juntarán una vez por semana o se comunicarán por correo, si trabaja con un equipo de personas, etc. Tamara Sepúlveda, una destacada wedding planner con 9 años en el rubro, destaca que la metodología de trabajo del organizador debe acomodarle a los novios y que es importante que exista un vínculo de confianza y buena onda, para que de ese modo el wedding planner sepa interpretar qué es lo que los novios quieren en su gran día.

Tamara Sepúlveda
Créditos: Gardner Hamilton y Álvaro Arriagada.

Emergencias

Enfrentémoslo, no importa cuánto esfuerzo se ponga en organizar las cosas, siempre algo puede suceder. Así que es necesario que le pregunten al potencial wedding planner sobre el plan B: qué sucede si no puede estar el día de su boda, si un proveedor falla, etc. Un buen organizador siempre tiene un plan de emergencia.

Sella el trato

Finalmente, después de que hayan comparado a varios wedding planners y les hayan hecho todas las preguntas necesarias, es momento de escoger uno, llamarlo y concretar una cita para firmar un contrato que muestre claramente los términos y condiciones del servicio. Léanlo con detención y no se queden con preguntas en el tintero. Una vez hechos los pagos pertinentes, ¡ya está todo listo! Por último, como cortesía, no se olviden también de notificarle al resto de los entrevistados que no necesitarán de sus servicios.

Elegir un wedding planner no es una tarea que se hace a tontas y a locas, se necesita tiempo para encontrar al ideal, así que haz que sea la tarea número #1 apenas pienses en los planes de matrimonio. Y ten paciencia, ya que verán a más de uno. No olviden que el wedding planner será su nuevo mejor amigo en el proceso, debe existir una buena relación entre ustedes que se base en el respeto y en la comprensión de qué es lo que quiere el otro. Debe estar disponible para ustedes y brindarles la boda que siempre soñaron. Es imperativo que estén cómodos trabajando juntos y que se diviertan en el proceso.

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