Preparar una boda requiere de muchos ítems y los nervios están a la orden del día al menos para la novia. Armar la lista de invitados, calcular la cantidad de personas, definir las invitaciones son algunas de las tantas cosas, pero ¿qué pasa luego de que envías las invitaciones? Ante esta pregunta aquí te brindamos unos tips para que no caigas en la desesperación que comienza con la ansiedad.
Bien sabemos que la boda es algo tan importante en la vida de las personas que entre las primeras cosas que se piensan cuando se comienza a organizar una, es en los invitados o al menos se sabe con quiénes se quiere compartir ese momento único y tan feliz. Claro está que los más allegados siempre tienen la primicia antes de que siquiera se haya comenzado a pensar en un diseño de las participaciones de boda.
La organización de una boda depende en parte de la cantidad de invitados que finalmente asistan a la celebración y es por ello que las invitaciones de boda son de los primeros ítems que se deben pensar luego de definir fecha, salón e iglesia. Generalmente se envían entre 3 a 4 meses de antelación para que los invitados puedan confirmar su asistencia, reservar esa fecha y organizarse en caso de tener que viajar para el evento. Luego de enviadas resta esperar pero ¿cuánto tiempo? ¿qué datos son importantes a tener en cuenta?
En primer lugar tienes que tener presente que, ya sea en el diseño de la invitación o en un papel aparte, se incluyan los datos necesarios para comunicarse con los novios y confirmar asistencia. Pueden crear una casilla de mail especial para este evento, habilitar un teléfono de prepago para sólo recibir llamados sobre confirmación de boda. Esto hará que entre tantos mails o llamados que estén teniendo en ese período de tiempo no se les escape ningún detalle. Al tener una casilla de mail exclusiva, así como un número telefónico exclusivo, ayudará para la organización y la contabilidad de los asistentes y confirmaciones.
Otro ítem importante a incluir puede ser colocar una fecha límite para responder junto con el número y mail de contacto. De esta manera se aseguran de enviar un mensaje claro y no dejar lugar a dudas al invitado de que ustedes necesitan la respuesta previo a la fecha indicada. De todos modos, muchas veces hay invitados que aún poniéndole fechas límites, mails de contacto y número telefónico no responden. Para eso hay algunos consejos más que pueden servirte.
Si los invitados a pesar de tener un número telefónico o mail para contactarse y confirmar su presencia, aún no lo han hecho el siguiente paso entonces es que los novios se organicen para llamar a los invitados que faltan confirmar y recordarle que necesitan la confirmación. Muchas veces hay personas que al recibir la tarjeta, luego de leerla la guardan y se olvidan, o bien pierden los datos de contacto para confirmar y es por eso que el llamado de alguno de los novios preguntando por su asistencia será bienvenido. Lo ideal es que la persona confirme en ese momento para evitar momentos incómodos de tener que volver a recordarle lo importante que es para ustedes tener estos temas resueltos con antelación.
Si la idea de llamar no les convence, entonces pueden enviar un mensaje masivo vía SMS o armar un grupo en Facebook para los remolones que se olvidaron de confirmar. Adaptarse al sistema de comunicación que muchas veces algunas personas están acostumbrados a manejar puede ser una buena manera de encontrar respuesta. De todos modos tal vez quede siempre algún rezagado que lo recomendable es contarlo como presente para evitar situaciones poco confortables.
Si quedan algunos pocos que no respondieron y ante la duda siempre es mejor que haya un lugar vacío y sobre comida a que falte lugar y se queden parados o haya que armar alguna mesa de último momento. Son momentos incómodos para los novios y para el invitado que es mejor evitar y que si no son demasiados comensales, son riesgos que pueden asumirse.
Por supuesto siempre hay que tener en cuenta el tipo de mesas, el salón y la flexibilidad que ofrezca el servicio de catering respecto a este tipo de situaciones. Si la celebración es estilo cóctel o es una fiesta más informal, no influye demasiado en la falta de algún invitado; en caso de ser una boda más formal con mesas armadas, les recomiendo pensar en un plan b para que en la distribución no queden mesas con más de 2 personas ausentes. Son ajustes de último momento que con ayuda de una organizadora de bodas o incluso con paciencia de parte de ustedes podrá llegar a un final feliz!
Recuerden también que pueden enviar sus invitaciones de boda a través Zankyou!
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Créditos de las fotos: Denise | Sarah Parrot | Chavelli | Benjamin Chan | Cottontail Digital Press
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