Cómo organizar un matrimonio multitudinario: ¡los cinco pasos más importantes!

Cómo organizar un matrimonio multitudinario: ¡los cinco pasos más importantes!

¿Organizas un matrimonio multitudinario? Una larga lista de invitados puede ser intimidante y fácilmente puede salirse de las manos. ¿Temes que te pase esto? ¡Lee con atención nuestros consejos!

Cómo organizar un matrimonio multitudinario: ¡los cinco pasos más importantes!
Créditos: Fernanda Galdames Fotografía
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Cuando se tiene a muchos amigos y familiares no importa cuántas veces revises la lista de invitados ni las razones que inventes, es inevitable disponerse a organizar un matrimonio multitudinario si no quieres que alguien muy cercano e importante se quede fuera. Esto puede parecer intimidante, pero no te preocupes, porque como siempre en Zankyou tenemos algunos consejos para ayudarte a enfrentar los preparativos de este gran evento.

1. La organización es clave

Llevar la cuenta de 300 comidas, 200 confirmaciones, 50 centros de mesa y de las expectativas mismas de la novia, es una tarea monumental, sobre todo para una pareja. Obviamente la ayuda de una wedding planner puede simplificar mucho el trabajo, sin embargo, si desean llevar un control de las actividades es muy bueno que acudan a las tecnologías o a los siempre confiables, lápiz y papel. Hagan listas de objetivos y esquemas para visualizar las actividades e ir tachando lo que ya está listo.

En Ceremonias Simbólicas en Chile recomiendan hacer saber desde el comienzo a la empresa o wedding planner que estás contactando, el número de invitados, ya que para ellos es primordial planificar y diseñar un evento que tenga una dinámica funcional y participativa.

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Créditos: Roxana Ramírez para Ceremonias Simbólicas en Chile

Ten en cuenta además que el factor tiempo juega un papel muy importante. Cuando se trata de tantas personas en un mismo espacio, hay que buscar salones de eventos que den abasto y que estén preparados para que cada invitado esté cómodo. Mientras mayor sea el número de personas que invites a tu boda, más se limitan los posibles lugares. Es por eso que hay que enviar las invitaciones de matrimonio con anticipación y hacer que los invitados envíen su R.S.V.P (responda, por favor). El tiempo es tu amigo cuando se trata de eventos de alta complejidad, ya que te da la oportunidad de resolver problemas y saber a qué te estás enfrentando realmente.

2. Calidad por encima de la cantidad

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No te vamos a decir que acortes la lista de invitados, ya que entendemos que quieras celebrar tu amor junto a todos tus amigos y familiares, pero ojo, no puedes invitar a 300 invitados a un lugar en el que no caben y se sentirán incómodos. Por lo general, a mayor número de invitados, mayor será el presupuesto que tengan que invertir. Sin embargo, queremos recordarte que es importante que no escatimes en gastos como el lugar de celebración, el menú, los servicios de fotografía y el entretenimiento o la fiesta. Si quieres ahorrar, hazlo con otros detalles como las flores, la decoración y la invitaciones. ¡Lo importante es hacer sentir cómodos a los invitados y que lo pasen bien!

Es bien sabido que, con el paso del tiempo, los invitados recuerdan fundamentalmente si comieron bien o no, y si disfrutaron de una divertida fiesta. ¡Un buen servicio de animación y un setlist de música bien elegido siempre funcionarán!, pero ¿cómo enfrentarse a la elección de un menú para un matrimonio multitudinario?

Ya es bastante complejo tener que lidiar con la cantidad, como para ponerse quisquilloso con requerimientos que solo aportarán dificultades para tu recepción. Elige un menú simple pero de calidad, no te compliques con platos muy elaborados, más bien elige lo básico pero que sea de primera. Otro tip para la comida es escoger ingredientes de la temporada, de ese modo abaratarás bastante el valor del plato. Cuando hablamos de simplificar, también nos referimos a la decoración. Ve por un senda más minimalista y ahorra dinero y complicaciones logísticas.

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Créditos: Tabare Fotografía & Film
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Créditos: Tabare Fotografía & Film

3. Masivo no significa impersonal

Si vas a invitar a más de 200 personas que sea por las razones correctas y no para alardear. Es importantísimo hacer sentir a los invitados que son muy bienvenidos y que no simplemente un asiento más. Aparecerse por las mesas es un bonito detalle, así que anímate a saludar y agradecer a tus invitados su presencia en un día tan importante para ustedes. Además, una buena pista de baile a cargo de un buen DJ hará que todos pasen un buen momento. Si invitaste a tantas personas, más les vale sacar lo mejor de estos y disfrutar de la compañía de todos y cada uno de los asistentes. ¡Tienes que encontrar un tiempo para todos!

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Créditos: Jenzzo Fotografía & Video

4. Contrata a un profesional

¿Llevas soñando toda tu vida con el día de tu matrimonio? De ser así, es posible que tengas muchas cosas en mente y con ello, un largo camino recorrido en lo que se refiere a la organización de tu matrimonio. Sin embargo, planificar una boda a la que acudirá un gran número de invitados puede resultar más complicado de lo que pensabas. ¡Tal vez te sientas abrumada por tratar de preparar cada detalle sola!

Una de las soluciones más fáciles y recomendada es contar con la ayuda de un wedding planner que te permita delegar algunas tareas importante y centrarte solo en algunos aspectos. Pero si finalmente se atreven a hacerlo solo, o con la ayuda de familiares y amigos, te aconsejamos que contrates los servicios o el plan del día B. Cuando llegue el día del matrimonio, es posible que los nervios estén a flor de piel, por lo que puede resultar muy útil, ya que será la persona encargada de coordinar a los proveedores y servicios que cubrirán tu boda. Deja que los profesionales lidien con la organización y tú enfócate en tu relación, el vestido y  hacer que las cosas sean de tu gusto.

guardarCréditos: Roxana Ramírez para Ceremonias Simbólicas en Chile
Créditos: Roxana Ramírez para Ceremonias Simbólicas en Chile

5. Ahorros y ofertas

Tras hacer la lista de invitados y decidir con tu pareja que optarán por no acortar en el número de asistentes, es imprescindible que se sienten tranquilamente y comiencen a organizar las prioridades y los imprescindibles que esperan en su gran día; eso ayudará a la hora de calcular el presupuesto del matrimonio. ¡Un factor fundamental que deben tener claro desde “el minuto uno”.

Aunque no lo creas, hay algunos decisiones que influirán en gran medida en que esos costos se disparen: la temporada, el día de la semana, el contratar servicios con todo incluido, etc. Desde Eventos Ahumada recalcan que es muy importante tener en cuenta el presupuesto e intentar abaratar costos, además de contratar servicios que comprendan sus requerimientos. Ahora, si contrataste un wedding planner o una productora de eventos, estos servicios probablemente tienen contactos con muchos proveedores que pueden ofrecerte un descuento en base al número de asistentes. También puedes utilizar un solo lugar para el matrimonio y la recepción para ahorrar el transporte, en fin, es importante ponerse creativos y ahorrar lo más que se pueda, para que este evento no se convierta en una deuda que los acompañe durante su matrimonio.

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Créditos: La Jardinera producciones

Así que ya sabes, planificar una boda masiva es muy demandante de tiempo y recursos, sin embargo no te compliques de más y ve por lo simple y efectivo. La idea de este tipo de eventos es pasarlo bien junto a todos tus seres queridos y con eso debería bastar.

No te pierdas nuestro ebook: “Cómo organizar tu boda“.

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