Lo primero que debemos hacer para comenzar la planificación de un matrimonio es elaborar una lista de invitados, este es un paso de gran importancia que necesitarás administrar con la mayor brevedad posible, ya que será a partir de esta cifra que podrás elegir el lugar de la ceremonia, el tipo de banquetería, la cantidad de regalos a preparar y todos esos detalles de la organización que influyen en el presupuesto final del matrimonio.
Para ayudarte con esta ardua tarea, en Zankyou preparamos los cinco pasos claves para saber cómo hacer la lista de invitados de la mejor manera. ¡Toma nota de estos consejos!
- Paso 1. Determina una cantidad aproximada
- Paso 2. Establece tu presupuesto
- Paso 3. Decide quiénes son los infaltables
- Paso 4. Concreta un primer borrador
- Paso 5. Sigue estos consejos de Zankyou
1. Determina una cantidad aproximada
Aunque no es necesario que tengas la lista de invitados final con un año de antelación, sí es recomendable determinar una cifra o rango aproximado para que puedas comenzar a buscar y cotizar los distintos servicios y proveedores de bodas con tiempo suficiente.
Una buena forma de redondear es utilizar múltiplos de 50 para sacar una cantidad estimada, así también podrán vislumbrar el tipo de boda que quieren, el tamaño del lugar que deben buscar y planificar todos los detalles de un matrimonio que necesitan saber esta cifra. Te encontrarás con que muchos centros o salas de eventos requieren un mínimo o permiten hasta un máximo de asistentes que los novios deben respetar.
Lo mismo pasa con los catering, tal como nos cuenta la reconocida wedding planner de la empresa Boda Brillante cuando dice que “en muchos casos, las empresas de banquetería castigan el costo por persona si éste no alcanza su mínimo, que aproximadamente es de 200 invitados”.
Tomando en cuenta las posibles restricciones, lo mejor será partir la organización del evento teniendo un número estimado de invitados, aunque en el camino empieces a dejar a un lado a algunas personas, es una aproximación inicial donde puedes contemplar aquellas personas que debes y quieres invitar. Tanto para organizar una boda íntima o masiva, será bueno saber esta cifra para ponerse manos a la obra.
2. Establece tu presupuesto
Muchos novios consideran que entre más asistentes mejor y les gustaría invitar a todo el mundo, pero en general nos vemos acotados por el presupuesto y podemos volvernos locos tratando de reducir la lista, aunque existen parejas que prefieren algo más íntimo y sólo invitan a las personas más cercanas, pero si éste no es tu caso, no debes olvidarte de que el número de invitados está directamente relacionado con el presupuesto que manejes.
En general, el centro de eventos, hotel o hacienda que escojamos para la recepción de la boda se verá determinado por el número de invitados y la ambientación de éste puede variar de acuerdo a la flexibilidad de esa cifra. De igual forma, va a influir en todos las decisiones sobre el catering, la barra libre, los regalos de los invitados y demás detalles que también influirán en el presupuesto, así que evalúa bien a cuántos invitados y acompañantes puedes realmente costear.
Cuanto llegue el momento de calcular el presupuesto, no está de más preguntar a sus padres si desean participar económicamente en el matrimonio, puede que sea una práctica del pasado, pero hay muchas familias que estarán felices de aportar con una parte del presupuesto, sobre todo si eres de la llamada generación “millennial”, la primera que ha vivido peor que sus padres.
Tal como nos cuentan las expertas de Boda Brillante,“muchas veces los padres de ambos también quieren participar en esa tarea, ya que quieren compartir su alegría con sus más cercanos y están dispuestos a pagar el costo de sus invitados”. Así que si reciben una colaboración de sus familias, tendrán otra fuente para sumar al presupuesto y así estimar qué cantidad de personas podrán invitar y qué proveedores y servicios se pueden permitir.
3. Decide quiénes son los infaltables
Cuando ya tengan definido el presupuesto al que deben atenerse, comenzará otro proceso divertido pero estresante en la elaboración de la lista, donde tendrán que reducir la cifra inicial de invitados para poder ajustar los gastos y es ahí cuando empezarán a evaluar los compromisos familiares, los lazos afectivos, las promesas y tantos factores que entrarán en juego.
Una buena forma para organizar la lista es crear grupos de invitados, clasificados según el tipo de relación que se mantiene con ellos, en este sentido, tendrán el grupo de amigos íntimos, la familia más cercana, los colegas del trabajo, los compañeros del colegio, amigos del pasado, los familiares lejanos y tantos otros grupos que pueden crear y que servirán para ir recortando la lista.
En este punto, Boda Brillante nos comenta que “lo más seguro es que tengan que empezar a depurar la lista general y los criterios de discriminación serán indispensables”. Por ello les comentamos ciertas reglas que puedes aplicar para seleccionar sin herir los sentimientos de nadie. Para partir, los familiares más cercanos deben estar en la lista, así como tu grupo de amigos entrañables, ¿podrías casarte sin ellos presente? Seguramente no y será mejor que los invites para evitar todo tipo de conflictos en las futuras reuniones.
Definidos los primeros invitados infaltables, cada pareja tendrá que decidir qué grupo de personas es más o menos indispensable. No faltarán esos familiares en cuarto grado o amigos que tus padres les pidan invitar, pero antes de aceptar no olvides revisar el presupuesto, ya que más de algunos se quedará afuera. Así mismo ocurre con los compañeros de trabajo, sólo inviten a sus jefes si trabajan directamente con ellos o tienen cierta relación cercana, de no ser así, no se sientan presionados a invitarlos sólo porque son jefes.
Con respecto a los colegas, Boda Brillante nos dice que “si piensan que sería bueno invitar a algunos compañeros de trabajo y no quieren que esto afecte los respectivos ambientes laborales, es muy recomendable juntar al equipo y poner a disposición un número limitado de invitaciones y que las tomen quienes estén verdaderamente interesados en asistir”. Siempre existen esos colegas con los que sentimos más o menos cercanía y habrá que evaluar si invitarlos.
Para el caso de aquellas amistades que quedaron afuera de los grupos clasificados, pero con quienes tienes un bonito vínculo y consideras que su presencia es indispensable, será bueno que evalúes el presupuesto y trates de acomodarlos en las mesas con otros invitados que valores.
Como verás, decidir la lista de invitados tiene mucho de compromiso y serán decisiones difíciles que pueden estirar el proceso de concretar la cantidad definitiva. Por ello, en Zankyou siempre aconsejamos olvidarse de los invitados por compromiso, ya que es un momento único y mágico, donde esperas estar rodeada de las personas que realmente quieren acompañarte, aunque será bueno evaluar cada caso individualmente.
A estas alturas ya puedes vislumbrar el tipo de boda que quieres tener (masiva o íntima) y puedes tener una lista alternativa con los invitados por compromiso para comprobar si quedará espacio para invitarlos y evaluar cómo distribuirlos para que queden bien. También “pueden incluir a aquellos que los han invitado a su boda, pero si el presupuesto es más ajustado y después de ese evento han perdido el contacto y quieren incluirlos sólo por cumplir, mejor abstenerse”, tal como aconsejan de Boda Brillante.
Toma en cuenta que también se ha popularizado el hacer invitaciones a distintas partes del matrimonio, por ejemplo, puedes invitar a los más jóvenes sólo al After Dinner, tal como señala la reconocida empresa de Dominga Eventos.“Hoy la tendencia a cambiado un poco, la gente hace matrimonios con menos cantidad de personas a la cena y después quieren una gran fiesta”. Igualmente puedes generar un ambiente más adulto y planificar un encuentro sin niños. Recuerda las bodas a las que has ido y saca ideas.
¿Celebrar un matrimonio íntimo o numeroso? ¡Los novios de Zankyou responden!
4. Concreta un primer borrador
Aunque podemos seguir quitando y agregando posibles invitados por algún tiempo, llegará un momento en que debemos concretar y para eso no te complique más y elabora dos listas casi finales con las que puedas cerrar algunos detalles de la planificación. En la primera lista puedes incluir a esas personas que sí o sí tienes y quieres invitar, mientras que en la segunda lista puedes ordenar por preferencia a aquellas personas que no puedes incluir en un grupo definido pero que quieres invitar y los mencionados “invitados por compromiso” que tu pareja o los padres de ambos insisten en invitar.
Una vez echa esta selección, podrás comenzar a enviar la primera ronda de tarjetas de matrimonio y contemplar efectivamente quiénes podrán asistir, y de ahí podrás incluir más invitados con el espacio de aquellos que no puedan ir. Por ello, es muy importante que hagas llegar las invitaciones lo antes posible y confirmes la asistencia, ya que así podrás realizar un segundo envío de tarjetas.
Otra buena práctica para cerrar la lista definitiva es hacer tres listas, una por cada novio y una tercera que enumere las personas que quieren invitar en común. Si se logra nivelar ambas listas o compensar aquella que presente menos, se volverá más simple pulir el listado con aquellos amigos y familiares más lejanos en ambas listas.
5. Sigue estos consejos de Zankyou
No podemos dejar de mencionar que existen algunas reglas claves para saber cómo escribir los nombres en el sobre de las invitaciones de una manera correcta. Cuando se trata de una tarjeta dirigida a la familia y quieres que todos asistan, la forma apropiada es escribir el nombre de nuestro familiar con las palabras “y familia”. Al tratarse de una pareja, lo recomendado es escribir ambos nombres en el sobre, siempre y cuando la pareja del invitado sea oficial y conozcas su nombre, de no ser así puedes poner “y acompañante” o “+1”.
Para los invitados con pareja lo ideal será confirmar la asistencia de su acompañante, ya que a veces puede ser duro dejar de invitar a otros amigos por las exigencias del presupuesto, así que será mejor asegurarse y en caso que falte podrás incluir a otra persona.
Por último, no es una buena idea establecer preferencias entre los miembros de la familia más directa, si invitas a un integrante de la familia debes invitar a los demás, así también te ahorrarás conflictos y malos entendidos en el futuro. En el caso de los grupos de amigos, también debes cuidarte de no herir los sentimientos de alguno de ellos, aunque en estos casos puede ser más flexible.
Ya conoces estos cinco pasos para saber cómo hacer la lista de invitados para tu boda, así que toma lápiz, papel y comienza a hacer esa selección lo antes posible, entre antes puedas enviar las tarjetas será mejor a la hora de confirmar y conocer las bajas. Ahora deja el stress a un lado y disfruta de todos esos amigos y familiares importantes en tu vida que los acompañarán.
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