A la hora de organizar las mesas para tu matrimonio, puede ser un juego divertido a la vez que estresante, aunque, sin duda alguna, seguro que resulta muy divertido. Eso sí, a la hora de elaborar el seating plan, el sentido común es lo que debe primar por encima de todo para que así tus invitados estén totalmente a gusto en el sitio en el que les hayas asignado sentarse. Para elaborar el seating plan perfecto tan solo tienes que seguir estos cinco sencillos pasos.
- Paso 1: Establecimiento de un modus operandi: materiales que necesitarás
- Paso 2: Número de invitados
- Paso 3: Organización de invitados por colores
- Paso 4: Reestructuración
- Paso 5: Personalización de las mesas
Paso 1. Establecimiento de un modus operandi: materiales que necesitarás
Para organizar el seating plan perfecto, debes contar con todos los materiales necesarios. Tienes que preparar subrayadores, bolígrafos, rotuladores, tijeras y post-it, entre otros.
Sobre todo, lo que tienes que tener es cerrado el lugar de celebración y saber las dimensiones del espacio y las mesas para así empezar con tu planeación de matrimonio. Si ya sabes todos estos datos, coge lápiz y papel y dibuja las mesas y la ubicación de estas.
Tras esto, escribe el nombre de tus invitados en una lista y luego en los post-it, divididos por colores (más tarde te hablaremos de esto). Luego marca con subrayador el nombre para eliminarlo y pasa al siguiente invitado. Recorta siempre trozos de post-it y tenlos preparados.
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Paso 2.Número de invitados
A la hora de elaborar el seating plan, tendrías que tener una lista casi definitiva (por no decir definitiva) de todos los invitados que acudirán a tu celebración de matrimonio. Con esto podrás hacerte una idea sobre cómo organizar las mesas.
Infórmate sobre cómo serán las mesas del lugar de celebración y cuántos invitados caben en las mismas. Así sabrás hacer una adecuada división de los invitados.
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Paso 3. Organización de invitados por colores
Para empezar a distribuir a tus invitados en las diferentes mesas, lo mejor es que los dividas por colores. Por ejemplo, puedes elegir diferentes colores según la edad, el parentesco. Coge el post it de cada color y colócalo en la misma mesa. Dependerá de ustedes el ordenar a los invitados por colores para así determinar el número de mesas y su decoración.
Primero, localiza a las personas que se sentarán en la mesa presidencial, donde se sentarán los padres y los padrinos. Todos ellos tendrían estar identificados con el mismo color. Lo ideal es que esta mesa sea redonda, para que así todos los comensales estén al mismo nivel.
Tras determinar quiénes se sentarán en la mesa presidencial, te puedes centrar en otros grupos de personas que compartan parentesco familiar. Por ejemplo, usando un mismo color para abuelos y tíos abuelos y los invitados de mayor edad.
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Después de este grupo, piensa en los tíos y aquí pueden entrar en juego los tíos y algunos primos de sus padres que tengan una edad similar entre ellos.
El siguiente color será el destinado a los primos más jóvenes (pero que no sean niños) y también tienes que pensar en una mesa para niños en el que estén los miembros más pequeños de la familia.
Otro color es el de los amigos, los cuales pueden compartir mesa con los primos si estos últimos no son muy numerosos y podrás dividir a los amigos en diferentes grupos, según donde los hayas conocido.
Y el último color puede ser el destinado a los que acuden a la celebración de matrimonio y que no pertenecen a ningún grupo como, por ejemplo: los amigos de tus padres, conocidos, etc., y que son personas a las que es muy difícil juntarlas.
Paso 4. Reestructuración
Como en cualquier tipo de evento, en una celebración de matrimonio siempre hay cambios de última hora. Es entonces cuando existen dos opciones:
Si se producen bajas, puedes hacer uso de una lista de suplentes y realizar un segundo envío de invitaciones. Con esta alternativa, podrás invitar a personas que querías que estuvieran en tu matrimonio pero a las que no pudiste invitar por falta de presupuesto o espacio.
Eso sí, a la hora de enviar esas invitaciones, desde Fortuna Ideas nos indican que “la personalidad de la pareja queda reflejada en las invitaciones. Si los novios son de espíritu viajero, les buscamos textos que connoten los viajes: ‘Bienvenidos al mejor viaje de nuestras vidas’ y, por supuesto, lo acompañamos de un diseño tipo pasaporte, Boarding Pass, Maleta, etc“.
Otra de las alternativas que tienes es adaptar las mesas del matrimonio a la nueva situación, intentando así que el centro de eventos tenga la mayor flexibilidad para cambios de última hora.
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Paso 5. Personalización de las mesas
Durante la organización del seating plan, otra de las cosas con las que disfrutarás mucho es con la personalización de las mesas. Son muchas las parejas que deciden personalizar su matrimonio, teniendo en cuenta tus aficiones y gustos personales.
Con esto conseguirás un seating plan muy original en el que podrás usar desde nombres de películas, grupos de músicas, nombres de discos u otras cosas para nombrar cada mesa del banquete de tu matrimonio. Además del seating plan, también puedes conseguir un matrimonio totalmente personalizado si eliges la temática de tu matrimonio para ilustrar los menús de tu banquete de matrimonio.
Uno de los ejemplos que recuerda Tamara Sepúlveda, organizadora de matrimonios de Tamara Sepúlveda Wedding Planner es la de una pareja que era una apasionada de los viajes y que dejó boquiabiertos a sus invitados nombrando a las mesas con las ciudades que habían visitado y coronando cada una de ellas con una maqueta de los edificios emblemáticos del lugar. Además, vistieron a los camareros de auxiliares de vuelo para dar un toque incluso más personal.
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