¿Cómo elegir la wedding planner de mi matrimonio? ¡Sigue estos cinco pasos y acertarás!

Por los tiempos que corren es muy común que los novios lleven agendas muy ajetreadas por culpa de las tareas domésticas, el trabajo, los estudios, la familia y miles de otras actividades, es por eso que al momento de planificar su boda no haya tiempo para hacerlo y comienzan a abrumarse con todos los preparativos que se vienen por delante. Y justamente son este tipo de situaciones en las que la presencia de un wedding planner o planificador de bodas es más que agradecida, ya que estos profesionales te ayudarán a organizar cada uno de los detalles de tu gran día, para que así ustedes se encarguen de hacer su rutina y de disfrutar del gran día sin preocuparse de los problemas que puedan surgir. Ahora, antes de contratar a uno aquí en Zankyou te ayudamos con cinco pasos claves para que elijas al wedding planner ideal para tu matrimonio. ¡Échales un vistazo y pónlos en práctica!

Créditos: Picjumbo

Paso 1. Comienza la búsqueda

Antes de decidir quién será el pilar fundamental en la organización de tu matrimonio, es importante que definas qué es lo que sueñas para este gran día. Es por eso que una de las principales recomendaciones de Francisca Silva de Planning Creativo es que “conozcas bien cuáles son tus prioridades entre la calidad, el precio y tus necesidades, para que así puedas comparar y tomar una decisión informada que vaya de acuerdo con tus ideas y requerimientos”. Pero no sólo eso, ya que añade que “también es importante conocer el mercado, para que de esta manera puedas encontrar el que más se adecua a tus gustos”. Así que ponle mucha atención a los siguientes puntos:

– Define lo que es importante para ti

Si sueñas con una boda con un tema específico y hecha a la medida, entonces busca empresas que cuenten con un catálogo para que puedas ver su trabajo. Si prefieres ahorrar, concéntrate en el presupuesto y sus tarifas. Ahora, existen muchas alternativas en el mercado que tienen una muy buena relación entre el servicio y calidad, así que ponles ojo.

– Un servicio para cada necesidad

Otro aspecto importante a convenir es el tipo de servicio que requerirás para tu evento, ya que quizás no quieres dejar todo en manos de un wedding planner y te gustaría  hacer tu parte o bien ya tienes todos los proveedores listos, pero no sabes cómo coordinarlos, sea cual sea tu caso, tranquilidad, porque en el mercado existen diferentes tipos de servicios ideales para cada necesidad. A continuación te los explicamos:

  • Organización integral: este tipo de servicio es para aquellos novios que no han tomado ninguna decisión respecto al matrimonio, ya que tal como su nombre lo indica, se encargarán de la organización completa del evento, de brindarte asesoría, de la gestión de los proveedores, la decoración de la boda y por supuesto, la coordinación de todo durante tu gran día.
  • Asesoramiento de proveedores: si ya empezaron a preparar algunos detalles de la boda, pero no saben cómo continuar, entonces lo que necesitan es la asesoría de un experto que tome lo que tienen y lo complemente con proveedores que vayan de acuerdo a su estilo y presupuesto.
  • Decoradores: si quieres que tu matrimonio se destaque por los detalles, nadie mejor que un wedding planner para hacerlo, ya que cuentan con los proveedores, contactos y experiencia de sobra para conseguir justo lo que tienes en mente.
  • Coordinación del Día D: si se encargaron ustedes mismos de contratar a todos los proveedores y servicios de su matrimonio, pero no quieren estar estresados durante la ceremonia de que cada uno haga su parte, entonces acude a este tipo de servicio, ya que el wedding planner tomará las riendas de todo durante el gran día.

– Haz tu tarea

Entendemos que no estés familiarizada con la organización de una boda y justamente por eso es que existen portales como Zankyou donde podrás encontrar un amplio catálogo de proveedores en un solo lugar. Así puedes buscar en tu zona los wedding planners disponibles y agrégalos a tu lista para que comiences a cotizar. También es bueno escuchar las recomendaciones de tus amigos y familiares.

– Calcula tu presupuesto

Sabemos que se vienen muchos gastos con el matrimonio, pero no olvides designarle un monto importante para el organizador de matrimonio. Considera que esta es la persona responsable de organizar todo y que necesitará el dinero para hacer frente a sus servicios.

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Francisca Silva; Planning Creativo
Créditos: Francisca Silva; Planning Creativo

Paso 2. Consulta disponibilidad

Seguramente lo primero que te pregunten es la fecha del matrimonio, pero si no fuera así, no olvides consultar si tiene disponibilidad para acompañarte en el gran día. Si aún no han decidido el día exacto, puedes preguntar de qué fechas dispone y cuáles les recomienda, para que tengan más o menos opciones para decidir.

– Selecciona tus favoritos

Después de que hayas hecho un listado con los wedding planners  que mejor se adapten a tu estilo  es momento de hacer llamados y concretar entrevistas personales para comenzar a descartar.

– Pregunta por una entrevista

Es importante conocer a las personas que se encargarán del éxito de tu matrimonio, es por eso que es necesaria una entrevista. Si alguna de las empresas que estás consultando la rechaza, mejor huye y consulta al siguiente. Ahora, si te encuentras viviendo en el extranjero o en una ciudad diferente a la de tu wedding planner pregunta por la opción telefónica o una videollamada.

– Ojo con la exclusividad

Otro aspecto importante una vez que te hayas decidido por un wedding planner es consultar por el volumen de trabajo que tiene y el número de bodas que coordina en un día, ya que puede ocurrir que para la fecha que tengas contemplada tu matrimonio el profesional tenga otras bodas o eventos que coordinar.

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Créditos: Rawpixel vía Shutterstock

Paso 3. Concreta una entrevista

La mejor forma de conocer en detalle los servicios de un wedding planner es a través de una entrevista personal, ya que se trata del primer contacto con la persona a quien le encargarás tu gran día. Esta puede ser personal o telefónica, pero prefiere la primera opción, ya que en palabras de Jazmín Trincado, representante de la consultora Boda Brillante siempre es bueno entrevistarse con la planificadora para conocerla directamente, que te explique su manera de trabajar, que te aclare dudas y de una vez sabrás si entiende cuál es el tipo de evento que quieres tener. Una buena wedding planner comprenderá perfectamente lo que andas buscando, empatizará con tus deseos, te hará sugerencias y la percibirás entusiasmada con tu boda. De esta forma sabes si tienes feeling con ella, ya que los próximos meses serán de mucho trabajo conjunto y es indispensable tener una buena relación para alcanzar el objetivo de tu boda soñada”. Entonces, una vez fijada la entrevista pon atención a los siguientes aspectos:

– Metodología de trabajo

Esta es la ocasión perfecta para que sepas cómo es que el profesional se organiza y coordina con ustedes durante el proceso. Así que pregunta por el cronográma de trabajo, el número de reuniones y todas las dudas que tengas respecto a sus servicios y su participación.

– Da a conocer lo que quieres

También debes aprovechar de expresar todo lo que quieres y necesitas para tu boda. Los detalles que te gustan, el tema, si necesitas saber todo lo que ocurre y en definitiva, todas las dudas e inquietudes.

Feeling

Por supuesto es importante que sientas química y confianza con las personas que se encargarán de tu boda, ya que pasarán mucho tiempo juntos y ese vínculo muchas veces hace la diferencia entre un matrimonio común y uno llena de detalles.

Boda Brillante
Créditos: Boda Brillante

Paso 4. Conoce todos los detalles

Cada wedding planner además de ofrecer servicios diferentes tienen métodos de trabajo distintos. Es por eso que debes fijarte en los siguientes aspectos de trabajo que podrían ayudarte a decidir entre uno y otro.

– Cronográma de trabajo

El trabajo de un wedding planner es muy metódico y creativo al mismo tiempo, por este motivo es que éste debe ofrecerles un calendario de trabajo bien establecido, para que así las cosas se hagan con tiempo y puedas ver la evolución del proceso, desde la lista de invitados hasta el último detalle.

– Proveedores 

Parte del encanto de los wedding planners, además de quitarte un gran peso de encima, es que tienen a mano un conjunto de proveedores y contactos con los que trabajan. Es bueno que sepas cuáles son y que evalúes si son de calidad y si están de acuerdo a tus expectativas. También existen wedding planners que no tienen proveedores habituales y simplemente seleccionan los que encajan con tu propuesta.

– Presupuesto y formas de pago

Este es un aspecto muy importante, debes conocer las tarifas que asignan a sus servicios y los conceptos de pago que utilizan. Los servicios de wedding planner cuestan aproximadamente entre el 10% y 20% del presupuesto total, así que deberías tomar en cuenta tus límites y conversarlo con la profesional. Como señala Carmen Pantoja“una buena wedding planner debe saber mucho del tema, manejar contactos y tener alianzas con proveedores para bajar los costos de la fiesta”. No olvides preguntar si deben adelantar un porcentaje del pago, si hay que dejar un cheque en garantía, si pueden pagar en cuotas, sobre quién se encargará de pagar a los proveedores, y si existen cargos extras de los que deberían estar al tanto.

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Paso 5. Confirma que es el indicado

Finalmente, llegó el momento de tener todo lo anterior en la balanza y tomar una decisión en base al profesionalismo y la experiencia y eso, en palabras de Karin Schenke de Twins Planners es crucial que elijas “a tu wedding planner considerando su profesionalismo y experiencia, ya que será quien organice cada detalle, mantenga la calma en momentos difíciles y quien evite cualquier problema en el día del matrimonio. Por lo mismo, puedes pedir referencias a novias que ya se han casado con ella y así estar tranquila y segura que todo funciona bien”.

Asimismo, una wedding planner con experiencia puede ser de gran ayuda, ya que probablemente esté familiarizada con las nuevas tendencias, los mejores proveedores y hasta podrá conseguir mejores precios con ellos. Por ello, es importante que le preguntes cuántas bodas ha organizado, de qué tipo han sido, con qué tipo de proveedores ha trabajado y cuáles han sido los resultados de sus experiencias anteriores.

Twins Planners
Créditos: Twins Planners

Y llegamos al final, esperamos que estas cinco claves te sean prácticas para tomar la mejor decisión. Se viene un largo camino por delante, pero al menos ahora sabes en qué fijarte a la hora de comparar y sellar el trato. ¡Mucha suerte y ánimo que todo saldrá perfecto si tienes un profesional que te respalde!

Ahora, si aun no estás convencida de contratar una wedding planner te invitamos a leer: Cómo convencer a tu novio de contratar una wedding planner y Cómo elegir el estilo de mi matrimonio.

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